MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EISENHOWER

Esta matriz es una forma sencilla y efectiva para priorizar sus tareas de tal forma que las más importantes no sean opacadas por las tareas urgentes, inesperadas o repentinas.

Este modelo sugiere que todas sus tareas se pueden organizar en 4 cuadrantes, cuyos ejes corresponden a la importancia y la urgencia. Los cuadrantes tienen valores de acuerdo a su prioridad desde 1 hasta 4:

1.     Tareas importantes y urgentes

2.     Tareas importantes, pero no urgentes.

3.     Tareas no importantes, pero urgentes.

4.     Tareas no importantes y no urgentes.

	URGENTE	NO URGENTE
IMPROTANTE	I HACER Tareas "importantes" y "urgentes"	II DECIDIR Tareas "importantes" pero "no urgentes"
NO IMPORTANTE	III DELEGAR Tareas "no importantes" pero "urgentes"	IV ELIMINAR Tareas "no importantes" y "no urgentes"

1.     Tareas importantes y urgentes

Estas tareas tienen nivel de prioridad 1 y debemos enfocar toda nuestra atención en completarlas.

Son todas aquellas actividades que deben hacerse ahora porque son cruciales y requieren nuestra atención inmediata. Aquí ubicamos los plazos extremadamente importantes y las emergencias. En caso de que aparezca una crisis importante, tendremos que posponer otras tareas.

2.     Tareas importantes, pero no urgentes.

Son tareas que corresponden a metas de largo plazo y que son importantes para nuestro desarrollo personal, familiar, profesional y vocacional, pero que no tienen una fecha de vencimiento específica.

Corresponde a lo que planificamos a largo plazo, a los problemas que anticipamos y prevenimos, desarrollando nuestras habilidades y proporcionándonos un desarrollo continuo. Son actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo. Son tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para nuestra calidad de vida y nuestro bienestar.

3.     Tareas no importantes, pero urgentes.

Son tareas que podemos delegar o programar para después, cuando hayamos terminado las tareas del primer cuadrante.

Estas actividades sirven para satisfacer nuestras prioridades y expectativas respecto de los demás. Aquí ubicamos las reuniones, correos, llamadas, informes, interrupciones. Estas actividades son obstáculos que se interponen entre nuestros objetivos y nosotros mismos. De ser posible debemos delegar o reprogramar estos asuntos.

4.     Tareas no importantes y no urgentes.

Estas son las tareas que deberíamos dejar de lado y eliminar.

Corresponde a las actividades que no urgentes, ni de mayor relevancia. Son actividades que absorben parte de nuestro tiempo. Aquí ubicamos acciones completamente irrelevantes como seguir una conversación por redes sociales en la que no hay nada interesante que decir o revisar el correo electrónico cada cinco minutos.

Ejercicio:

·       Hagan una lista personal de todas las actividades que realizan durante una semana habitual.

·       En seguida asignen un valor de acuerdo con lo sugerido en esta matriz:

1.     Tareas importantes y urgentes

2.     Tareas importantes, pero no urgentes.

3.     Tareas no importantes, pero urgentes.

4.     Tareas no importantes y no urgentes.

·       Por último, y de acuerdo con los valores asignados, elaboren un gráfico con la matriz para trascribir las actividades al cuadro correspondiente.

·       Es importante que dialoguen acerca de las actividades que colocaron en el segundo cuadrante, con el fin de determinar si están viendo el mismo horizonte.